Učite po modulima
Naučite o Projektima
Kreiranje projekta
Modul Projekti omogućuje korisniku planiranje, pripremu, praćenje i mjerenje aktivnosti djelatnika i klijenata. Projekt predstavlja niz smisleno organiziranih radnih zadataka i diskusija koje je potrebno obaviti od osoba dodijeljenih na projekt – sudionika.
Kako biste kreirali projekt, kliknite na Projekti u lijevom bočnom izborniku, zatim kliknite na gumb Dodaj.
To će otvoriti formu za kreiranje novog projekta.
Ovdje možete:
Postaviti naziv projekta
Označiti za kojeg klijenta se projekt radi (ili ga označiti kao interni projekt)
Dodijeliti kategoriju, fazu ili oznaku projekta
Unijeti procijenjeni proračun projekta
Postaviti početni i završni datum projekta
Dodijeliti projekt odgovornoj osobi
Napisati opis projekta
Osim toga, moguće je proširiti ovu formu prilagođenim poljima. Za dodavanje dodatnih polja odaberite Atribut set. Ovo će dodati polja (atribute) koji su dio odabranog atribut seta. Da biste saznali kako kreirati vama prilagođena polja, pogledajte naš članak o kreiranju atributa i atribut setova.
Polja za kreiranje projekta
Atribut set - Odabir proširenja forme poljima iz prethodno kreiranog atribut seta.
Naziv - Unos koji identificira ili opisuje naziv projekta.
Klijent - U slučaju eksternog projekta klijent za kojeg se radi projekt. Ukoliko je označeno polje Interni projekt ovo polje je onemogućeno.
Interni projekt - Odabrati ako se radi o internom projektu.
Kategorija - Kategorija projekta. Iz ove forme kategorijama se može upravljati putem gumba Upravljaj. Zajedničke su svim projektima u sustavu.
Faza - Oznaka faze u kojoj se projekt nalazi. Iz forme se fazama može upravljati putem gumba Upravljaj. Zajedničke su svim projektima u sustavu.
Tagovi - Dodatne opisne oznake projekta. Iz forme se tagovima može upravljati putem gumba Upravljaj.
Procijenjeni budžet - Procijenjena vrijednost projekta bez PDV-a.
Početak - Datum i vrijeme početka projekta.
Kraj - Datum i vrijeme završetka projekta.
Odgovorna osoba - Korisnik koji je voditelj projekta. Voditelj vidi sve i može uređivati sve unutar projekta.
Kreiraj prvi zadatak - Ako je označen, sustav će automatski kreirati i prvi zadatak s nazivom „General“ unutar projekta.
Estimacija u satima - Procjena trajanja svih aktivnosti na projektu u satima.
Logiranje est. jedinica bez prethodne dodjele - Ako je označeno, možete stvoriti dodatne estimacijske jedinice i zabilježiti ih u sve zadatke stvorene unutar ovog projekta bez da ih dodijelite svakom pojedinom zadatku.
Logiranje predefinirano naplativo - Ako je označeno, svi zadaci kreirani unutar ovog projekta bit će označeni kao naplativi.
Opis - Tekstualni unos koji pruža detaljan opis ili specifikaciju projekta.
Projektne role
Unutar modula Projekti moguće je postaviti neograničen broj projektnih rola. Projektna rola definira što sudionik na projektu može vidjeti, što može raditi kao i za što će biti obaviješten. Jedna osoba na različitim projektima može imati različite projektne role, a samim tim i ovlaštenja što vidi i što može činiti.
Kako biste kreirali projektnu rolu kliknite na modul Projekti u bočnom izborniku, zatim kliknite na gumb Role.
Ovo će otvoriti popis svih prethodno kreiranih rola unutar sustava. Za izradu nove role kliknite gumb Dodaj.
Nakon što kreirate role, možete dodati sudionike na projekt i dodijeliti im te role.
Forma za kreiranje nove role
Općenito
Naziv role - Naziv role biti će vidljiv prilikom dodjele role sudioniku projekta
Opis - Opis role biti će vidljiv prilikom dodjele role sudioniku projekta. Da biste vidjeli opis role, zadržite pokazivač miša iznad naziva role kada dodjeljujete rolu sudioniku projekta
Projekt
Može upravljati sudionicima na projektu - Ako je odabrano, sudionik s ovom rolom moći će dodavati ili uklanjati druge sudionike projekta
Prima notifikacije za sve - Ako je odabrano, sudionik s ovom rolom primat će notifikacije za svaku radnju učinjenu na projektu za koju se šalje notifikacija
Zadatak
Može vidjeti sve - Sudionik projekta s ovom rolom moće će vidjeti sve zadatke na tom projektu.
Može vidjeti samo gdje je dodijeljen - Sudionik projekta s ovom rolom moći će vidjeti samo zadatke na koje je dodijeljen.
Može kreirati zadatak - Ako je odabrano, sudionik projekta s ovom rolom moći će kreirati zadatke na tom projektu.
Može upravljati sudionicima na zadatku - Ako je odabrano, sudionik projekta s ovom rolom moći će dodavati ili uklanjati sudionike na zadacima.
Može uređivati zadatke - Ako je odabrano, sudionik projekta s ovom rolom moći će uređivati zadatke na tom projektu.
Može arhivirati zadatke - Ako je odabrano, sudionik projekta s ovom rolom moći će arhivirati zadatke na tom projektu.
Može vraćati arhivirane zadatke - Ako je odabrano, sudionik projekta s ovom rolom moći će vraćati zadatke iz arhive na tom projektu.
Logovi
Može vidjeti sve - Sudionik projekta s ovom rolom moći će vidjeti sve logove vremena i troška na tom projektu.
Može vidjeti samo gdje je dodijeljen - Sudionik projekta s ovom rolom moći će vidjeti samo logove vremena i troška koje je on kreirao.
Može kreirati unos - Ako je odabrano, sudionik projekta s ovom rolom moći će kreirati unose vremena i troška na tom projektu.
Bilješke
Može vidjeti sve - Sudionik projekta s ovom rolom moći će vidjeti sve bilješke na tom projektu
Može vidjeti samo gdje je dodijeljen - Sudionik projekta s vom rolom moće će vidjeti samo bilješke na koje je dodijeljen
Može kreirati bilješke - Ako je odabrano, sudionik projekta s ovom rolom moći će kreirati bilješke na tom projektu
Može upravljati sudionicima na bilješkama - Ako je odabrano, sudionik projekta s ovom rolom moći će dodavati ili uklanjati sudionike na bilješkama
Može uređivati bilješke - Ako je odabrano, sudionik projekta s ovom rolom moći će uređivati bilješke na tom projektu
Može arhivirati bilješke - Ako je odabrano, sudionik projekta s ovom rolom moći će arhivirati bilješke na tom projektu
Može vraćati arhivirane bilješke - Ako je odabrano, sudionik projekta s ovom rolom moći će vraćati bilješke iz arhive na tom projektu
Diskusije
Može vidjeti sve - Sudionik projekta s ovom rolom moći će vidjeti sve diskusije na tom projektu.
Može vidjeti samo gdje je dodijeljen - Sudionik projekta s ovom rolom moći će vidjeti samo diskusije na koje je dodijeljen.
Može kreirati diskusiju - Ako je odabrano, sudionik projekta s ovom rolom moći će kreirati diskusije na tom projektu.
Može upravljati sudionicima na diskusiji - Ako je odabrano, sudionik projekta s ovom rolom moći će dodavati ili uklanjati sudionike na diskusijama.
Može uređivati diskusije - Ako je odabrano, sudionik projekta s ovom rolom moći će uređivati diskusije na tom projektu.
Može arhivirati diskusije - Ako je odabrano, sudionik projekta s ovom rolom moći će arhivirati diskusije na tom projektu.
Može vraćati arhivirane diskusije - Ako je odabrano, sudionik projekta s ovom rolom moći će vraćati diskusije iz arhive na tom projektu.
Projektne aktivnosti
Kartica aktivnosti prikazuje dva tipa podatka:
Lista aktivnosti koje su učinjene na projektu, vezano za zadatke ili diskusije
Sažetak projekta zajedno s naslovnom slikom projekta, avatarima sudionika i gumbom Uredi
Lista aktivnost prikazuje sažetak aktivnosti napravljenih na projektu u smislu kreiranja, uređivanja zadataka ili diskusija danog projekta, kao i od strane koji sudionik ih je učinio.
Također je prikazan datum i vrijeme svake aktivnosti. Aktivnosti su poredane od najnovije prema najstarije urađenoj aktivnosti.
Klikom na aktivnost unutar liste korisnik će biti odveden na stranicu s detaljima zadatka ili diskusije na kojoj je aktivnost učinjena.
Sažetak aktivnosti u bočnoj traci omogućuje:
Učitavanje naslovne slike projekta putem gumba + Učitaj datoteku
Uređivanje projekta putem gumba Uredi
Dodavanje sudionika u projekt
Sudionici projekta predstavljaju korisnike, bilo da se radi o zaposlenicima ili vanjskim suradnicima ili klijentima, koji su uključeni na projekt i koji će načelno obavljati različite aktivnosti na projektu.
VAŽNO! Korisnik koji je kreirao projekt kao i korisnik koji je Voditelj projekta imaju mogućnosti vidjeti sve unutar projekta kao i vršiti sve radnje unutar projekta bez obzira jesu li dodijeljeni kao sudionik ili ne. Ako postoji potreba da spomenuti korisnici mogu biti dodijeljeni na zadatak, diskusiju ili biti direktno označeni u komentarima - potrebno ih je dodijeliti kao sudionike na projektu.
Sudionike projekta možete dodati na sljedeći način:
Kliknite na Projekti u lijevom bočnom izborniku
Izaberite projekt na koji želite dodati sudionike
Kliknite na karticu Sudionici
Kliknite na gumb Sudionici
Otvorit će se forma za upravljanje sudionicima projekta
Forma za upravljanje sudionicima projekta
Rola - Odaberite rolu koju želite dodijeliti sudioniku projekta. Ova će uloga biti dodijeljena zaposlenicima i/ili klijentima koje odaberete. Morate odabrati ulogu prije odabira korisnika s popisa zaposlenika/klijenata. Ako niste sigurni koja je rola prikladna ili trebate kreirati novu rolu, pročitajte ovaj članak o kreiranju projektnih rola. Ako dodate korisnika kao sudionika projekta, možete promijeniti njegovu ulogu bilo kada. Da biste to učinili, jednostavno kliknite na naziv uloge pored odabranog zaposlenika/klijenta. Ovo će otvoriti padajući izbornik s popisom uloga. Možete kliknuti na naziv uloge i on će zamijeniti prethodnu ulogu novom.
Zaposlenici - Izaberite zaposlenika ili vanjskog suradnika (ili više njih) koje želite dodati na projekt s odabranom rolom. Sve zaposlenike/vanjske suradnike koji su dodani u sustav možete dodijeliti klikom na Dodijeli sve. Nakon što ih dodate, imate mogućnost ukloniti sve dodane zaposlenike/vanjske suradnike klikom na Ukloni sve.
Klijenti - Odaberite klijente koje želite dodati kao sudionike projekta. Možete dodijeliti sve klijente koji su dodani u sustav (popisu svih klijenata možete pristupiti odlaskom na Kontakti > Kontakti) klikom na Dodijeli sve. Nakon što ih dodate, imate mogućnost ukloniti sve dodane klijente klikom na Ukloni sve.
Sudionike možete dodati na projekt na sljedeći način:
Izaberite rolu koju želite dodijeliti sudioniku
Izaberite zaposlenika ili vanjskog suradnika (ili više njih) kojem želite dodijeliti tu rolu
Izaberite klijenta kojem želite dodijeliti tu rolu
Ako želite dodati sudionika s drugom rolom, ponovite korake 1 do 3
Ako želite ukloniti sudionika s projekta, kliknite na X pored sudionikove role
Kliknite na gumb Spremi
Sustav će dodati odabrane korisnike kao sudionike projekta.
Kreiranje zadatka
Kartica Zadaci omogućuje pregled svih zadataka unutar odabranog projekta. Do forme kreiranja zadatka moguće je doći na četiri načina:
Projekti > Odabir željenog projekta > klik na karticu ZADACI > Tablični prikaz > Klik na gumb Dodaj
Projekti > Odabir željenog projekta > klik na karticu ZADACI > Kanban prikaz > Klik na gumb Dodaj
Projekti > Odabir željenog projekta -> klik na karticu ZADACI > Gantt prikaz > Klik na gumb Dodaj
Gumb za brzi odabir > Klik na Zadatak > Odabir projekta > Klik na gumb Sljedeća
Sve ove radnje će otvoriti formu za kreiranje novog zadatka koja se nakon toga može ispuniti i kreirati zadatak.
Navedena forma se sastoji od četiri sekcije:
Osnovni podaci
Dodatne estimacije
Opis
Dodijeljene osobe
Forma za kreiranje novog zadatka
Općenito
Naziv zadatka - Naziv određenog zadataka koji se stvara.
Odgovorna osoba - Sudionik projekta koji je odgovoran za izvršenje zadatka ( i u slučaju više dodijeljenih osoba). Gumb Dodijeli na zadatak omogućuje da se osoba odabrana kao voditelj istovremeno doda kao dodijeljena osoba radi brže dodjele.
Naplativo - Definira zadatak kao naplativ (može se dodati na izlazni račun) ili nenaplativ (ne može se dodati na izlazni račun).
Faza - Označava stupanj dovršenosti zadatka. Dovršenost zadatka prolazi kroz nekoliko unaprijed definiranih faza. Faze možete dodavati ili uklanjati klikom na Upravljanje. Ove faze se koriste u svim projektima.
Kategorija - Kategorija zadatka. Klikom na Upravljaj možete dodavati ili uklanjati kategorije. Ako uključite prekidač za "Je globalna", stvorena kategorija će se koristiti u svim projektima.
Prioritet - Prioritet zadatka. Može biti najniži, nizak, normalan, visok, najviši. Zadani prioritet je normalan.
Tagovi - Oznake se mogu koristiti za opisivanje zadataka. Mogu se dijeliti među svim zadacima u svim projektima (globalna oznaka). Ako oznaka nije označena kao globalna, smatrat će se specifičnom za projekt (može se koristiti samo za zadatke u tom projektu).
Datum početka - Datum i vrijeme kada bi sudionici zadatka trebali početi raditi na zadacima.
Datum završetka - Datum i vrijeme kada bi sudionici zadatka trebali završiti zadatak.
Milestone - Milestone je planirani završetak značajnog događaja u projektu. Možete stvoriti prekretnicu klikom na Upravljanje.
Sprint - Sprint je određeno vremensko razdoblje tijekom kojeg se određeni posao mora završiti i pripremiti za pregled. Možete stvoriti sprint klikom na Upravljanje.
Estimacija u satima - Procijenjeno vrijeme izvršenja svih aktivnosti na zadatku u satima.
Cijena po satu VPC - Cijena po evidentiranom satu aktivnosti dodijeljenih osoba na određenom zadatku bez PDV-a.
Ukupno bez PDV-a - Prikaz umnoška estimacije sati s cijenom po satu bez PDV-a. Ovo polje je onemogućeno i služi za prikaz.
Atribut set - Odabir proširenja forme poljima iz prethodno kreiranog atribut seta.
Dodatne estimacije
Estimacijska jedinica - Izbor vrste dodatne estimacijske jedinice. Klikom na gumb Upravljaj otvara se modal za upravljanje estimacijskim jedinicama.
Estimacija u est. jedinicama - Procijenjene količina dodatnih estimacijskih jedinica za predmetni zadatak.
Cijena po est. jedinici VPC - Cijena po upisanom tipu aktivnosti u estimacijskoj jedinici na danom zadatku bez PDV-a.
Ukupno bez PDV-a - Prikaz umnoška količine tipa dodatne estimacijske jedinice s cijenom po danoj jedinici bez PDV-a. Ovo polje je onemogućeno i služi za prikaz.
Opis
Učitaj datoteku - Omogućuje učitavanja različitih tipova datoteka koji će biti privitak opisu zadatka. Prilikom učitavanja gumb mijenja izgleda u postotnu traku s prikazom stupnja učitavanja datoteka. Nakon što dođe do 100% učitane datoteke će biti prikazane u vidu ikona s nazivom datoteke u dijelu iznad gumba. Mogu se ukloniti klikom na gumb X u uglu ikone.
Opis - Opis zadatka.
Rad s podzadacima
Podzadaci se koriste za detaljnu specifikaciju zadatka kojem su dodijeljeni. Posebno se koriste za bolje definiranje velikih i složenih zadataka. Imajući ovo na umu, podzadaci su jednostavniji i imaju određena ograničenja.
Ova ograničenja su:
Podzadatak se može dodijeliti samo jednoj osobi
Podzadatak nema datum početka
Ne možete priložiti datoteke podzadatku
Ne možete komentirati podzadatak
Oznake i kategorije ne mogu se dodijeliti podzadacima
Oznake podzadataka identične su oznakama zadataka na određenom projektu